Bei dem Verpflegungsmehraufwand handelt es sich um eine Pauschale, die als Kosten gegenüber dem Finanzamt abgezogen werden kann.
Zuvor muss einem jedoch ein Verpflegungsmehraufwand entstanden sein. D.h. man muss im wahrsten Wortsinn einen zusätzlichen Aufwand für die eigene Verpflegung mit Essen und Trinken gehabt haben.
Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein(e) Angestellte(r) für seine(n) Chef(in) einen betrieblichen Termin in einer fremden Stadt wahrnehmen muss oder sich auf Montagebautstelle befindet.
Bei solche Kurzreisen wird man wahrscheinlich zur eigenen Verpflegung das Angebot von Gaststätten in Anspruch nehmen, da dies am schnellsten geht. Bei einer Montagebaustelle dauert der Aufenthalt meist länger. Hier werden z.B. meist Pensionen oder Ferienwohnungen gebucht und die Versorgung obliegt einem selbst. Man muss sich also in dem fremden Ort für seine Verpflegung in der Nähe umsehen. Dies führt dazu, dass der gewohnte Lebensstil, z.B. Einkauf bei bestimmten Discountern, hier nicht möglich ist, weil man sich in dem fremden Ort einfach nicht auskennt.
Somit entstehen für den Einkauf von Lebensmitteln oder die Rechnungen in Gaststätten mehr Kosten, also ein Verpflegungsmehraufwand.
Um dies auch bei der Steuerberechnung zu berücksichtigen, darf in Form einer Pauschale für jeden Tag ein Betrag für diesen Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden. Da man sich mit der Zeit auch Ortskenntnisse in dem fremden Ort aneignet, geht das Finanzamt davon aus, dass die Mehrkosten für die Verpflegung spätestens nach 3 Monaten nicht mehr gegeben sind. Deshalb sind die Pauschalen auf diesen Zeitraum an einem Ort begrenzt.