Der Unternehmer muss die Höhe seiner an das Finanzamt abzuführenden Umsatzsteuer selbst errechnen und diese anmelden. Die Anmeldung erfolgt elektronisch, z.B. über das Elster-Programm, das durch die Finanzämter kostenlos zur Verfügung gestellt wird.
Das Gesetz kennt hier drei unterschiedliche Anmeldezeiträume: das Kalendervierteljahr (oder auch Quartal), den Kalendermonat und das Kalenderjahr. Grundsätzlich ist das Kalendervierteljahr der Zeitraum, für den diese Anmeldung erfolgen muss.
Jedoch gibt es hiervon Abweichungen. Maßgebend für die Einstufung ist die Summe der im letzten Kalenderjahr an das Finanzamt gezahlten Steuerbeträge.
Ist diese Summe höher als 7.500 EUR (Rechtsstand 2020) muss im nächsten Jahr die Anmeldung der Steuern monatlich erfolgen. Hat der Unternehmer z.B. im Kalenderjahr 2019 insgesamt 8.400 EUR an das Finanzamt für Umsatzsteuer gezahlt, muss er im Kalenderjahr 2020 ab Januar eine monatliche Meldung abgeben und die Umsatzsteuern bezahlen.
Beträgt die Summe des Vorjahres weniger als 1.000 EUR, kann der Unternehmer im Finanzamt die Befreiung von der unterjährigen Anmeldepflicht beantragen. Dann wird für das gesamte Kalenderjahr eine Anmeldung erstellt, in der alle Umsatzsteuern des Jahres enthalten sind.
Dieser jährliche Rhythmus birgt aber die Gefahr, dass man die Summe der Umsatzsteuer leicht aus den Augen verlieren kann und am Ende des Jahres eventuell von der Gesamthöhe überrascht wird. Es empfiehlt sich hier, im Laufe des Jahres eine Übersicht zu führen. Denn das Finanzamt wird die Umsatzsteuer verlangen, egal ob das Geld dann noch da ist oder nicht.